5 Dicas para Melhorar a Comunicação com o Cliente

Como os clientes são o ativo mais valioso de qualquer negócio, é importante que a comunicação esteja bem organizada. De facto, pode ter o melhor produto ou serviço no mercado, mas se a comunicação com o cliente falhar, o seu negócio corre sério risco de falhar também.

A Importância da Comunicação com o Cliente

Uma boa comunicação é fundamental para estabelecer relações de trabalho saudáveis e produtivas. E isso não é diferente no que se refere ao cliente.

De facto, quando a comunicação entre a empresa e o cliente é eficiente, torna-se mais fácil resolver as situações mais complicadas com que se deparam diariamente. Seja porque os clientes não estão satisfeitos com o produto ou serviço, seja para resolver um problema ou responder a uma pergunta.

É também importante não esquecer que vivemos numa era digital em que as redes sociais desempenham um papel de destaque. Por conseguinte, o último aspeto que uma empresa deseja é ter uma má reputação, já que os clientes podem reclamar por não receberem respostas claras e objetivas.

Para evitar que isso aconteça, é fundamental haver uma comunicação clara e precisa. Embora não seja fácil lidar com alguns clientes, é necessário fazer uma avaliação prévia da linguagem corporal e verbal, a fim de definir a melhor abordagem e estabelecer uma relação de comunicação fácil e direta, evitando interpretações erróneas.

5 Dicas para Melhorar a Comunicação com o Cliente

#1: Saiba o que Dizer

Muitas vezes, a falta de uma boa comunicação entre a empresa e o cliente está relacionada com o facto de o funcionário não saber o que dizer ou como estruturar a sua mensagem.

Para evitar isso, deve certificar-se de que os seus funcionários sabem o que responder em todas as situações, avaliando o que lhes é pedido. Evitar expressões ambíguas ou "Eu acho" é uma ótima maneira de mostrar que o funcionário sabe do que está a falar. Note que nunca deve inventar informações ou mentir, pois isso só mostra aos seus clientes que os está a subestimar.

Quando é apanhado desprevenido por uma pergunta para a qual não tem resposta, o mais adequado é ser honesto com o cliente. Deve dizer que tal nunca aconteceu e que a situação merece uma análise exaustiva, encontrando uma solução em breve.

#2: Atenção ao Vocabulário

Nos contactos entre empresa e cliente, deve ser levado em conta o profissionalismo. Deve evitar-se o uso de gírias e, simultaneamente, falar ou escrever de forma formal.

Após conhecer melhor o cliente, pode adotar um tom mais descontraído, mas, de modo geral, é mais apropriado um tom objetivo, formal e didático.

#3: Seja Objetivo

Ir direto ao assunto é crucial na comunicação entre a empresa e o cliente. Se o cliente decide contactar a empresa, é porque pretende obter algo e não quer perder tempo. Portanto, seja objetivo e fale de forma direta.

#4: Exclua Tom Irónico e Agressividade no Discurso

Nem todos os funcionários têm o perfil adequado para falar com os clientes. Enquanto algumas pessoas sabem ouvir e comunicar claramente, mesmo com os clientes mais irritados, outras "fervem em pouca água" e podem ser mais agressivas ou irónicas na forma de comunicar. Ora, isto deve ser evitado. Os funcionários que lidam com os clientes devem sempre parecer calmos, pacientes e emocionalmente estáveis.

#5: Não Esqueça de Ouvir

Para haver uma boa comunicação, é essencial ouvir. Se não ouvir o outro lado, não conseguirá responder adequadamente.

Mesmo em situações em que não concorda com o que o cliente está a dizer, deve ouvi-lo sem o interromper. Só depois poderá propor a solução mais adequada para o problema.

Conclusão

A comunicação entre uma empresa e o cliente é crucial. É importante que todos os trabalhadores que estão em contacto com os clientes tenham as habilidades e a formação necessárias, bem como a personalidade adequada, para que esta comunicação possa ser feita de forma natural.